ERP คืออะไร

ระบบ ERP หมายถึงอะไร

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร ERP จึงเป็นเครื่องมือที่นามาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ERP จะช่วยทาให้การเชื่อมโยงทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกาแพงระหว่างแผนก และทาให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นาแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กรระบบ ERP สามารถบูรณาการ (integrate)รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกันเป็นระบบที่สัมพันธ์กันและสามารถเชื่อมโยงกัน อย่าง real time

ลักษณะสาคัญของระบบ ERP คือ

1. การบูรณาการระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP จุดเด่นของ ERP คือ การบูรณาการระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่การจัดซื้อ จัดจ้าง การผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแต่ละส่วนงานจะมีความเชื่อมโยงในด้าน การไหลของวัตถุดิบสินค้า (material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow) ERP ทาหน้าที่เป็นระบบการจัดการข้อมูล ซึ่งจะทาให้การบริหารจัดการงานในกิจกรรมต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุดพร้อมกับสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที ทาให้สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

ERP รวมงานทุกอย่างเข้าเป็นระบบเดียวกัน

2. รวมระบบงานแบบ real time ของระบบ ERP คือ การรวมระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริง(real time) อย่างทันที เมื่อมีการใช้ระบบ ERP ช่วยให้สามารถทาการปิดบัญชีได้ทุกวัน เป็นรายวัน คำนวณต้นทุนและกำไรขาดทุนของบริษัทเป็นรายวัน

3. ระบบ ERP มีฐานข้อมูล(database) แบบสมุดลงบัญชี คือ การที่ระบบ ERP สามารถรวมระบบงานต่าง ๆ เข้าเป็นระบบงานเดียว แบบ Real time ได้นั้นก็เนื่องมาจากระบบ ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี ซึ่งมีจุดเด่น คือ คุณสมบัติของการเป็น 1 Fact 1Place ซึ่งต่างจากระบบแบบเดิมที่มีลักษณะ 1 Fact Several Places ทาให้ระบบซ้าซ้อน ขาดประสิทธิภาพ เกิดความผิดพลาดและขัดแย้งของข้อมูลได้ง่าย

ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี

ERP package คืออะไร

ERP package เป็น application software package ซึ่งผลิตและจาหน่ายโดยบริษัทผู้จาหน่าย

ERP package (Vendor หรือ Software Vendor) เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างและบริหารงาน

ระบบ ERP โดยจะใช้ ERP package ในการสร้างระบบงานการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชีและการบริหารบุคคล ซึ่งเป็นระบบงานหลักขององค์กรขึ้นเป็นระบบสารสนเทศรวมขององค์กร โดยรวมระบบงานทุกอย่างไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน

จุดเด่นของ ERP package

1. เป็น Application Software ที่รวมระบบงานหลักอันเป็นพื้นฐานของการสร้างระบบ ERP ขององค์กรERP package จะต่างจาก software package ที่ใช้ในงานแต่ละส่วนในองค์กร เช่น productioncontrol software, accounting software ฯลฯ แต่ละ software ดังกล่าวจะเป็น application softwareเฉพาะสาหรับแต่ละระบบงานและใช้งานแยกกัน ขณะที่ ERP package นั้นจะรวมระบบงานหลักต่างๆขององค์กรเข้าเป็นระบบอยู่ใน package เดียวกัน ซึ่งเป็นพื้นฐานสาคัญของการสร้างระบบ ERP ขององค์กร

2. สามารถเสนอ business scenario และ business process ซึ่งถูกสร้างเป็น pattern ไว้ได้ERP package ได้รวบรวมเอาความต้องการสาคัญขององค์กรเข้าไว้ เป็นระบบในรูปแบบของbusiness process มากมาย ทาให้ผู้ใช้สามารถนาเอารูปแบบต่างๆ ของ business process ที่เตรียมไว้มาผสมผสานให้เกิดเป็น business scenario ที่เหมาะสมกับลักษณะทางธุรกิจขององค์กรของผู้ใช้ได้

3. สามารถจัดทาและเสนอรูปแบบ business process ที่เป็นมาตรฐานสาหรับองค์กรได้การจัดทา business process ในรูปแบบต่างๆ นั้นสามารถจัดให้เป็นรูปแบบมาตรฐานของ businessprocess ได้ด้วย ทาให้บางกรณีเราเรียก ERP ว่า standard application software packageสาเหตุที่ต้องนา ERP package มาใช้ในการสร้างระบบ คือ

1. ใช้เวลานานมากในการพัฒนา software การที่จะพัฒนา ERP software ขึ้นมาเองนั้น มักต้องใช้เวลานานมากในการพัฒนา และจะต้องพัฒนาทุกระบบงานหลักขององค์กรไปพร้อมๆ กันทั้งหมด จึงจะสามารถรวมระบบงานได้ ตามแนวคิดของERP ซึ่งจะกินเวลา 5-10 ปี แต่ในแง่ของการบริหารองค์กร ถ้าต้องการใช้ ระบบ ERP ฝ่ายบริหารไม่สามารถจะรอคอยได้เพราะสภาพแวดล้อมในการบริหารมีการเปลี่ยนแปลงตลอด ระบบที่พัฒนาขึ้นอาจใช้งานไม่ได้ ดังนั้นผู้บริหารจึงไม่เลือกวิธีการพัฒนา ERP software เองในองค์กร

2. ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาสูงมาก การพัฒนา business software ที่รวมระบบงานต่างๆเข้ามาอยู่ใน package เดียวกัน จะมีขอบเขตของงานกว้างใหญ่มากครอบคลุมทุกประเภทงาน ต้องใช้เวลานานมากในการพัฒนาและค่าใช้จ่ายก็สูงมากตามไปด้วย หรือถ้าให้บริษัทที่รับพัฒนา software ประเมินราคาค่าพัฒนา ERP software ให้องค์กร ก็จะได้ในราคาที่สูงมาก ไม่สามารถยอมรับได้อีกเช่นกัน

3. ค่าดูแลระบบและบารุงรักษาสูงเมื่อพัฒนา business software ขึ้นมาใช้เอง ก็ต้องดูแลและบารุงรักษา และถ้ามีการเขียนโปรแกรมเพิ่มหรือแก้ไขโปรแกรม การบารุงรักษาจะต้องทาอยู่อย่างยาวนานตลอดอายุการใช้งาน เมื่อรวมค่าบำรุงรักษาในระยะยาวต้องใช้เงินสูงมาก อีกทั้งกรณีที่มีการปรับเปลี่ยน Software ไปตาม platform หรือnetwork ระบบต่างๆ ที่เปลี่ยนไปหรือเกิดขึ้นใหม่ ก็เป็นงานใหญ่ ถ้าเลือกที่จะดูแลระบบเองก็ต้องรับภาระค่าใช้จ่ายในการบารุงรักษานี้ พร้อมกับรักษา บุคลากรด้าน IT นี้ไว้ตลอดด้วย

โครงสร้างของ ERP package

1. Business Application Software Module ประกอบด้วย Module ที่ทาหน้าที่ในงานหลักขององค์กร คือ การบริหารการขาย การบริหารการผลิตการบริหารการจัดซื้อ บัญชี การเงิน บัญชีบริหาร ฯลฯ แต่ละ Module สามารถทางานอย่างโดดๆ ได้แต่ก็มีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Module กัน เมื่อกาหนด parameter ให้กับ module จะสามารถทาการเลือกรูปแบบ business process หรือ business rule ให้ตอบสนองเป้าหมายขององค์กรตาม businessscenario โดยมี business process ที่ปรับให้เข้ากับแต่ละองค์กรได้ERP package ที่ต่างกันจะมีเนื้อหา และน้าหนักการเน้นความสามารถของแต่ละ Module ไม่เหมือนกัน และเหมาะกับการนาไปใช้งานในธุรกิจที่ต่างกัน ในการเลือกจึงต้องพิจารณาจุดนี้ด้วย

2. ฐานข้อมูลรวม (Integrated database) Business application module จะ share ฐานข้อมูลชนิด Relational database (RDBMS) หรืออาจจะเป็น database เฉพาะของแต่ละ ERP package ก็ได้ Software Module จะประมวลผลทุกtransaction แบบเวลาจริง และบันทึกผลลงในฐานข้อมูลรวม โดยฐานข้อมูลรวมนี้สามารถถูก accessจากทุก Software Module ได้โดยตรงโดยไม่จาเป็นต้องทา batch processing หรือ File transferระหว่าง Software Module เหมือนในอดีต และทาให้ข้อมูลนั้นมีอยู่ “ที่เดียว” ได้

3. System Administration Utility

Utility กำหนดการใช้งานต่างๆ ได้แก่ การลงทะเบียนผู้ใช้งาน, การกาหนดสิทธิการใช้, การรักษาความปลอดภัยข้อมูล, การบริหารระบบ LAN และ network ของ terminal, การบริหารจัดการdatabase เป็นต้น

4. Development and Customize Utility

ERP สามารถออกแบบระบบการทางานใน business process ขององค์กรได้อย่างหลากหลาย ตาม business scenario แต่บางครั้งอาจจะไม่สามารถสร้างรูปแบบอย่างที่ต้องการได้ หรือมีความต้องการที่จะ Customize บางงานให้เข้ากับการทางานของบริษัท ERP package จึงได้เตรียม Utility ที่จะสนับสนุนการพัฒนาโปรแกรมส่วนนี้ไว้ด้วย โดยจะมีระบบพัฒนาโปรแกรมภาษา 4 GL (Fourth Generation Language) ให้มาด้วย Function ของ ERP package ERP package โดยทั่วไปจะจัดเตรียม Software module สาหรับงานหลักของธุรกิจต่าง ๆ ไว้ดังนี้

1.

ระบบบัญชี

1.1

บัญชีการเงิน – General, Account Receivable, Account Payable,

Credit/Debit, Fixed Asset, Financial, Consolidated

Accounts, Payroll, Currency Control(multi-currency)

1.2

บัญชีบริหาร – Budget Control, Cost Control, Profit Control,

Profitability Analysis, ABC Cost Control,

Management Analysis, Business Plan

2. ระบบการผลิต

2.1 ควบคุมการผลิต – Bill of Material, Production Control, MRP,

Scheduling, Production Cost Control, Production

Operation Control, Quality Control, Equipment

Control, Multi-location Production Supporting

System

2.2

ควบคุมสินค้าคงคลัง – Receipt/Shipment Control, Parts Supply

Control, Raw Material, Stocktaking

2.3

การออกแบบ – Technical Information Control, Parts Structure

Control, Drawing Control, Design Revision

Support System

2.

4 การจัดซื้อ – Outsourcing/Purchasing, Procurement,

Acceptance, การคืนสินค้า, ใบเสนอราคา, ใบสัญญา

2.

5 ควบคุมโครงการ – Budget, Planning, Project Control

3. ระบบบริหารการขาย – Demand/Sales Forecasting , Purchase Order, Sales

Planning/Analysis, Customer Management,

Inquiry Management, Quotation Management,

Shipment Control, Marketing, Sale Agreement,

Sale Support, Invoice/Sales Control

4.

Logistics – Logistic Requirement Planning ,

Shipment/Transport Control, Export/Import

Control, Warehouse management, Logistics

Support

5. ระบบการบารุงรักษา – Equipment Management, Maintenance Control,

Maintenance Planning

6.

ระบบบริหารบุคคล – Personnel Management, Labor Management,

Work Record Evaluation, Employment, Training

& HRD, Payroll, Welfare Management

คุณสมบัติที่ดีของ

ERP package

1.

มีคุณสมบัติ online transaction system เพื่อให้สามารถใช้งานแบบ real time ได้

2.

รวมข้อมูลและ information ต่างๆ เข้ามาที่จุดเดียว และใช้งานร่วมกันโดยใช้ integrated

database

3. มี application software module ที่มีความสามารถสูงสาหรับงานหลักๆ ของธุรกิจได้

อย่างหลากหลาย

4.

มีความสามารถในการใช้งานในหลายประเทศ ข้ามประเทศ จึงสนับสนุนหลายภาษา

หลายสกุลตรา

5.

มีความยืดหยุ่น และสามารถปรับเปลี่ยนขยายงานได้ง่าย เมื่อระบบงานหรือโครงสร้างองค์

กรมีการเปลี่ยนแปลง

6.

มีขั้นตอนและวิธีการในการติดตั้งสร้างระบบ ERP ในองค์กรที่พร้อมและชัดเจน

7.

เตรียมสภาพแวดล้อม (ระบบสนับสนุน) สาหรับการพัฒนาฟังก์ชันที่ยังขาดอยู่เพิ่มเติมได้

8.

สามารถใช้กับเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ๆ

9.

ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นมาตรฐานระดับโลก มีความเป็นระบบเปิด (open system)

10.

สามารถ interface หรือเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบงานที่มีอยู่แล้วในบริษัทได้

11. มีระบบการอบรมบุคลากรในขั้นตอนการติดตั้งระบบ

12. มีระบบสนับสนุนการดูแลและบารุงรักษาระบบ

ชนิดของ ERP package

1. ERP ชนิดที่ใช้กับทุกธุรกิจหรือเฉพาะบางธุรกิจERP package โดยทั่วไปส่วนมากถูกออกแบบให้สามารถใช้ได้กับงานแทบทุกประเภทธุรกิจ แต่งานหลักของธุรกิจซึ่งได้แก่ การผลิต การขาย Logistics ฯลฯ มักจะมีความแตกต่างกันตามประเภทของธุรกิจ ดังนั้นจึงมี ERP package ประเภทที่เจาะจงเฉพาะบางธุรกิจอยู่ในตลาดด้วย เช่น ERP package สาหรับอุตสาหกรรมเคมี อุตสาหกรรมกระดาษ อุตสาหกรรมยา เป็นต้น

2. ERP สาหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือสาหรับ SMEsแต่เดิมนั้น ERP package ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในธุรกิจขนาดใหญ่อย่างแพร่หลาย ต่อมาตลาดเริ่มอิ่มตัว ผู้ผลิตจึงได้เริ่มหันเป้ามาสู่บริษัทขนาดกลางและขนาดย่อมมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ ขนาดกลาง หรือขนาดย่อม ระบบและเนื้อหาของระบบงานหลักต่างๆจะไม่แตกต่างกันมาก เพียงแต่ในธุรกิจขนาดใหญ่จะมีปริมาณของเนื้องานมากขึ้น ปัจจุบันมี ERP package ที่ออกแบบโดยเน้นสาหรับการใช้งานในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมโดยเฉพาะ ออกมาจาหน่ายมากขึ้น เช่น

- Oracle Application/Oracle

- People Soft

- SAP

- CONTROL

- IFS Application

- MFG/PRO

- J.D. Edwards